“Ano Novo; Vida Nova”

Quem nunca pronunciou frases como essa? Eu mesma já o fiz!

É comum que, no início de cada ano, muitas pessoas se comprometam a fazer mudanças significativas em suas vidas. Esse fenômeno, conhecido como “Ano Novo, Vida Nova”, é um momento em que nos sentimos motivados a promover mudanças. No entanto, é importante lembrar que essas transformações não acontecem simplesmente por causa do novo ano. Elas resultam de esforço consciente e planejamento.

Mas por que não aproveitar a oportunidade de um “novo começo”? Embora o início do ano seja apenas uma data simbólica, pode ser um momento propício para reflexão sobre o passado e planejamento para o futuro, tanto pessoal quanto profissionalmente.

Se você já leu o livro “Quando: Os Segredos Científicos do Timing Perfeito”, de Daniel H. Pink, publicado em 2018, sabe exatamente do que estou falando. Essa obra explora a ciência do tempo e como ele afeta nossa vida. Ela mostra como podemos usar o timing estrategicamente para melhorar nossa performance, tomar decisões acertadas, estimular a criatividade e promover o bem-estar.

E é sob essa perspectiva de “Novo Ano, Novo Começo” que nós, da Vertico, resolvemos revisitar o tema das REUNIÕES.

Com os avanços tecnológicos e a necessidade de adaptação às mudanças impostas pela pandemia de COVID-19, o cenário das reuniões passou por uma grande transformação. Antes, uma reunião significava uma sala reservada, com pessoas fisicamente presentes e sentadas à mesa. Hoje, as reuniões podem ser realizadas por meio de dispositivos móveis, telas de computador ou até mesmo por chamadas de voz.

Outra mudança importante é a percepção de que nem tudo precisa ser resolvido em uma reunião com todos os participantes presentes. Muitas vezes, é possível resolver questões de forma assíncrona, ou seja, sem que todos estejam online ao mesmo tempo. Ferramentas de comunicação escrita, como e-mails ou chats, ou gravações de reuniões para visualização posterior, podem facilitar esse processo.

Uma dica essencial é começar as discussões com as PREMISSAS em mente.

Essa é a abordagem “Vertico” para iniciar qualquer tipo de discussão. Já é famosa entre nós a pergunta: “Qual é a premissa aqui?”.

No caso das nossas discussões sobre reuniões, estabelecemos as premissas que devem ser observadas em todas as ocasiões, isto é, como elas devem ser conduzidas e como as decisões devem ser tomadas.

Premissas:

– Não desperdiçar tempo em reuniões síncronas.

– Evitar um excesso de reuniões.

Condutas:

– Todos os participantes devem comparecer às reuniões, a menos que haja uma exceção previamente comunicada no canal.

– Todas as reuniões devem ser registradas, e o líder deve retomar a pauta na reunião seguinte.

– As pautas devem ser elaboradas antes da reunião. Caso não haja uma pauta definida, sugere-se reduzir ou cancelar a reunião.

Vamos agora aos resultados das análises das reuniões, o que mantivemos, o que alteramos e o que descontinuamos.

1. REUNIÃO ‘NOSSOS MOMENTOS’: um tempo diário dedicado à escuta

O que é?

Essa foi uma excelente solução para dois dos principais problemas que enfrentávamos anteriormente. Do lado da liderança, ter tempo disponível para a equipe, o que considero fundamental para discutir problemas pontuais. Do lado da equipe, a perda de tempo com a marcação de reuniões ou a dificuldade em encontrar horários disponíveis.

Como funciona?

É um espaço online diário de 30 minutos, ocorrendo em dois momentos do dia, às 12:00 e às 18:00. Esses “espaços” estão bloqueados na agenda de todos da Vertico, e a presença é opcional. Eu, como líder, entro no link online e fico disponível para tratar de qualquer assunto, assim como os professores em plantões de dúvidas.

Para que serve?

Facilitar as discussões de última hora que possam surgir.

Dessa forma, garantimos que necessidades urgentes sejam atendidas sem prejudicar o andamento de outras tarefas. Além disso, acabamos com a maratona de tentar encontrar um espaço para conversar com alguém ou encontrar tempo para realizar o que é importante, mas que normalmente fica em segundo plano devido à falta de disponibilidade na agenda.

Há também um benefício adicional para mim, já que sou introvertida e adepta de rotinas. Não preciso interromper minha programação, pois já tenho um momento designado para isso.

2. DEEP WORK WEDNESDAY: um respiro no meio da semana.

Sendo bastante sincera, aqui não estamos falando de uma reunião, mas sim de um período bloqueado na agenda de todos. No entanto, essa iniciativa está relacionada às discussões sobre reuniões.

A proposta do “Deep Work Wednesday” surgiu para solucionar a reclamação constante de “não tenho tempo para nada”, “minha agenda está cheia de reuniões” e “não consigo me concentrar”. Essa iniciativa tem dado resultados e decidimos mantê-la em 2023.

O que é?

São duas horas reservadas todas as quartas-feiras, das 10:00 às 12:00, exclusivamente para a execução de atividades que requerem concentração, sem interrupções.

Com o Deep Work Wednesday, garantimos um tempo na agenda de todos para realizarem tarefas críticas e importantes, como planejamento, análise de dados, redação de relatórios, entre outras. Isso maximiza a produtividade e a eficiência.

Na prática, trata-se de um momento valioso em que se pode desconectar do mundo e se concentrar sem interrupções.

Para isso, estabelecemos algumas regras básicas:

– Não contatar nenhum membro da equipe e não esperar resposta a mensagens durante o horário do Deep Work Wednesday.

– Preferencialmente, escrever mensagens no Slack programadas para serem entregues após o término do período, ou seja, após às 12:00.

– Manter-se desconectado de redes sociais e outras distrações durante o horário do Deep Work Wednesday.

– Utilizar o tempo para atividades que demandam concentração e evitar interrupções.

– Respeitar rigorosamente o horário estabelecido, das 10:00 às 12:00, sem exceções.

– Caso ocorra uma interrupção inevitável, estabelecer um tempo para retomar a tarefa.

– Cada membro é responsável por gerenciar seu próprio tempo durante o Deep Work Wednesday.

– É importante respeitar o espaço e o tempo dos colegas durante o Deep Work Wednesday.

– Qualquer assunto emergencial deve ser tratado por meio de ligação.

– Em caso de dificuldade de concentração, é recomendado buscar ajuda de algum membro da equipe para aprimorar a competência de foco.

3. REUNIÕES HÍBRIDAS COM TODA A EMPRESA: eliminamos essa prática

As reuniões híbridas ocorrem quando parte dos participantes está fisicamente presente em uma sala, enquanto outros participam remotamente, geralmente pela internet.

Nossas reuniões semanais com toda a equipe costumavam acontecer às terças-feiras, quando parte da equipe estava fisicamente presente em nosso escritório. Porém, percebemos que essa combinação de participação presencial e online não estava funcionando. A comunicação efetiva entre os participantes presenciais e online era difícil, devido a problemas de eco, ruídos de fundo e ao mau uso do botão de mudo na aplicação de videoconferência. Além disso, os participantes presenciais frequentemente não prestavam atenção aos participantes online, criando uma reunião paralela apenas para os presentes.

Portanto, decidimos alterar o dia da reunião para a segunda-feira, quando todos estão online. Isso permite que todos os membros da equipe participem de forma igual, eliminando muitos dos problemas de comunicação que tínhamos no formato híbrido.

4. DURAÇÃO DAS REUNIÕES: quebrando padrões

Normalmente, as reuniões têm duração padrão de 30 ou 60 minutos. No entanto, percebemos que isso não estava funcionando bem. Atrasos eram frequentes, e o cansaço decorrente de um trabalho contínuo dificultava que os participantes tivessem tempo para atender às suas necessidades pessoais, como ir ao banheiro ou tomar água, entre outras coisas que ficavam desatendidas.

Decidimos, então, adotar reuniões com duração flexível, com tempo máximo de 25 ou 50 minutos. Isso significa que a duração da reunião será determinada pelo assunto a ser discutido, em vez de um tempo fixo, mas com uma limitação que permita atender às necessidades pessoais entre as reuniões e que permita que os participantes se organizem melhor.

Além disso, a redução do tempo de duração também contribui para manter a reunião mais objetiva e focada nos assuntos relevantes. Isso ajuda a tornar as reuniões mais produtivas e eficientes.

Em resumo, esses são os quatro principais pontos discutidos em relação às REUNIÕES. Aproveitamos a desculpa do Ano Novo, Vida Nova e já estamos colhendo os resultados das alterações implementadas.

E você? Aproveitou a oportunidade do “Ano Novo – Vida Nova” para refletir sobre os processos em sua empresa?